Møt den viktigste personen i foreningen

Feltplanleggere står overfor en rekke utfordringer, mange av dem er nesten usynlige for oss som trenere, foreldre, spillere, styremedlemmer og eiere.

For mange år siden deltok en tidligere engelsk Premier League-spiller og forretningskollega i en debatt med venner på en engelsk pub.

Spørsmålet var: Hvem er den viktigste personen i FA (Fotballforbundet)? Var det en kjent trener? En talentfull spiller? En lageier? Lederen i FA?

Ingen av dem.

Gruppen bestemte at den viktigste personen i foreningen var planleggeren. Hvorfor? Fordi planleggeren må finne ut hvordan han skal koreografere alle de forskjellige konkurransene innenlands og over hele kontinentet og verden, samt pauser og hvileperioder.

Våre lokale feltplanleggere har ikke fullt så bred jobb som FA-planleggeren. Imidlertid står de overfor en rekke utfordringer, mange av dem er nesten usynlige for oss som trenere, foreldre, spillere, styremedlemmer og eiere. Uten felt- og anleggsplanleggere ville våre idrettsutøvere ikke ha noe sted å trene eller konkurrere.

Hva er de fire viktigste tingene feltplanleggere gjør for å være effektive?

1. BYG GODE ARBEIDSFORHOLD

Hvis klubben din ikke eier sine egne felt og fasiliteter, er en av de viktigste tingene din feltplanlegger gjør å bygge positive samarbeidsforhold med organisasjonene du leier feltene dine fra. Dette er spesielt viktig når klubben din leier felt fra en lokal parkavdeling som samarbeider med et bredt utvalg av sportsorganisasjoner.

Feltplanleggere bør utvikle en vane med å regelmessig kommunisere med parkpersonalet, inkludert hvilke ukedager og tidspunkter som er mest hensiktsmessige å snakke med dem. De må også finne ut hvilke kommunikasjonsmetoder som fungerer best, for eksempel e-post eller telefon.

En del av å bygge et godt samarbeid med det lokale parkpersonalet er å lære det grunnleggende om hvordan parkavdelingen og dens planleggingssystem fungerer. Kunnskap om hvor mange organisasjoner og idretter som bruker fasilitetene deres, spesielt hvor mange av dem som bruker de samme fasilitetene som klubben din gjør, og forståelsen av prosessen for å forespørre felter, inkludert viktige frister, hjelper feltplanleggere til å bli mer effektive når det gjelder å sende inn feltforespørsler og lykkes med å motta felttildelinger klubbene deres trenger.

Når du konkurrerer om feltleie, er det nyttig for klubbplanleggere å forstå hvordan deres behov er sammenlignet med andre organisasjoner som også ønsker å bruke de samme feltene.

• Hvem andre bruker feltene?

• Bruker andre organisasjoner flere felt enn din klubb? Færre felt?

• Trenger du felt på samme eller andre tidspunkt enn andre brukere?

• Setter du flere lag eller færre lag på banen enn andre brukere?

• Er det minimumstildelinger eller kvoter som er tildelt spesifikke typer feltbrukere?

Å forstå miljøet der klubben din leier felt kan hjelpe feltplanleggere med å forhandle felttillatelser bedre når de kan vise at klubben din er gjennomtenkt og effektiv i bruken av delte eller begrensede feltressurser i parkavdelingen. I tillegg bør feltplanleggere oppdage hvilke elementer i feltplanleggingsprosessen de kan påvirke, samt hvilke som er “gitte” som ikke kan endres.

Feltplanleggere og andre i deres organisasjoner, som foreldre, styremedlemmer og trenere, bør unngå å “gå politisk” og hoppe over hodet på parkpersonalet til seniorbyråledere og folkevalgte for å løse små eller mindre problemer. Å løfte saker til seniorledere og folkevalgte før det er hensiktsmessig kan skape mistillit til frontlinjeparkpersonalet som feltplanleggere trenger gode samarbeidsforhold til for å få banene klubbene deres trenger for spillerne sine.

Til slutt, feltplanleggere trenger å vite om det er sammenhenger mellom parkens planleggingssystem, lokale ligaer og tilordnede dommere og kampledere. Hvis det ikke er noen koblinger, og det er det ofte ikke, har feltplanleggeren ytterligere koblinger og relasjoner å bygge.

2. KJENN KLUBBENS BEHOV

Den andre kritiske nøkkelen til feltplanlegging er å kjenne til klubbens behov på banen og anlegget. Dette inkluderer spesifikke klubbbehov for antall felt og feltstørrelser, ukedager for utleie og tid på dagen og lengden på treningsøkter og kamper.

I tillegg til det ideelle antallet felt som trengs, er det viktig for feltplanleggere å forstå klubbens minimumsfeltbehov for å støtte sine programmer. Dette gjør feltplanleggere i stand til å være kreative i å imøtekomme situasjoner der det er mangel på feltplass. Feltplanleggere utvikler denne forståelsen for å skape rammen som de planlegger felt innenfor i fire trinn.

Først snakker de med sine trenerdirektører og trenerteam for å finne ut hva individuelle lag trenger ved å stille spørsmål om hvor ofte individuelle lag trenger å trene, hvilke lag som trenger å trene sammen eller på tilstøtende felt og hvilke lag som ikke bør trene sammen.

For det andre lærer feltplanleggere om den fysiske plasseringen, forholdene og funksjonene til feltene som kan leies og vil bli brukt av lag.

For det tredje snakker de med klubbens kasserer og styremedlemmer for å forstå hva klubbens budsjett er for åkerutleie.

For det fjerde utfører feltplanleggere magien med å kombinere teambehov, budsjett og tilgjengelige felt. Dette kan påvirkes ytterligere av andre faktorer, inkludert:

• Trenere som jobber med flere team

• Aldersgrupper med flere lag

• Yngre lag som trenger å trene på tidligere tider enn eldre lag

• Imøtekommende spillere som beveger seg eller flyter mellom lagene

• Spesialitetstrening for individuelle posisjoner, som keepertrening

Spillplanlegging tilbyr enda et lag med kompleksitet for feltplanleggere. Et av de mest utfordrende spørsmålene en feltplanlegger står overfor er hvor mye tid det skal fordeles mellom spill. Dette er avhengig av flere faktorer, inkludert:

• Hvor mye tid trenger trenere mellom kampene hvis de trener flere lag?

• Er det tilstrekkelig plass utenfor banen for lagoppvarming? Eller trenger lagene å varme opp på banen mellom kampene?

• Må feltlinjer og mål tilbakestilles for ulike aldersgrupper, for eksempel småspill for yngre spillere?

• Bør det planlegges ekstra tid mellom spill senere på dagen som en buffer for tidligere spill som kan gå for sent?

• Er det vilkår i feltbrukstillatelsen med hensyn til start- og sluttider for spill? Når slår feltlysene seg av i vintermånedene eller for sene kveldsspill?

3. LAG ET SYSTEM FOR Å UTVIKLE FELTPLANER OG IKOMMODE ENDRINGER

En av nøklene til vellykket feltplanlegging er å skape og kommunisere realistiske forventninger til jobben blant feltplanleggere og andre i klubben, inkludert eiere, styremedlemmer, trenere, foreldre og spillere.

Mye av det en feltplanlegger gjør er usynlig for andre, siden de kanskje bare ser de endelige eller oppdaterte timeplanene, ikke innsatsen som går med å lage disse tidsplanene.

Utviklingen av et effektivt feltplanleggingssystem inkluderer følgende komponenter:

• En kalender som indikerer når felt tildeles av parkavdelinger og når tillatelser kan gis. Tillatelser tildeler ofte feltbruk i store tidsblokker som kun er differensiert etter klubbbruk, ikke av individuelle lag eller kamper.

• En relatert intern klubbkalender med datoer for distribusjon av detaljerte feltplaner for individuelle lagøvelser og kamper. Klubbmedlemmer, inkludert trenere, foreldre og spillere, ønsker generelt så mye forhåndsvarsel som mulig om kommende lagtreninger og kamptider.

• Identifisering av hvem som er involvert, og hvordan de er involvert, i å utvikle og gjennomgå utkast og endelige klubbplaner. Feltplanleggeren kan utvikle et utkast til tidsplan med innspill og gjennomgang fra coachingdirektøren, seniortrenerstab og trenere før den utsteder en endelig tidsplan.

• En tilnærming for å håndtere tidsplanendringer, når det er nødvendig. Dette bør inkludere hvem som må involveres og hvordan man distribuerer reviderte tidsplaner for å minimere forvirring om hvilken tidsplan som er mest oppdatert.

Det er viktig at feltplanleggere kommer med feltforespørsler så tidlig som mulig og overholder parkavdelingens frister. Det er også avgjørende at feltplanleggere har backup-planer for de gangene de ikke mottar felttildelingene og tillatelsene klubbene deres trenger.

Alternativer for å sikre alternative felt inkluderer å be om felt fra andre offentlige etater, private fasiliteter (inkludert samfunnshus og skoler) og andre idrettsorganisasjoner som kan eie sine egne felt.

4. FORSTÅ DET STILLE

For å anskaffe felt, må feltplanleggere også forstå detaljene i avtalene som kreves med parkavdelinger. Noen parkavdelinger krever utførelse av formelle kontrakter og etablering av spesifikke kontoer for fakturaer og betalinger. Når en klubb trenger å etablere et samarbeid med en parkavdeling, er det viktig å forstå hvor lang tid det vil ta å gjennomføre en kontrakt og sette opp slike kontoer fra både parkavdelingens og feltplanleggerens organisasjon.

Noen av nøkkelspørsmålene feltplanleggere bør stille inkluderer hvilken type forsikring parkavdelingen krever og vilkårene for utbetalinger av feltleie. Leiepriser kan stratifiseres på mange måter, inkludert ulike priser for ideelle organisasjoner versus for profittorganisasjoner, for innbyggere versus ikke-bosatte i en bestemt jurisdiksjon, for medlemmer kontra ikke-medlemmer av spesifikke organisasjoner, for deltakere med lav inntekt eller spesielle behov , eller for bestemte aldersgrupper, for eksempel ungdomssatser kontra voksenpriser.

Feltplanleggere bør forhøre seg om hele spekteret av feltleiepriser, slik at de kan forhandle frem de beste prisene for organisasjonene sine, siden feltleie ofte er en av de to største utgiftene til de fleste ungdomsfotballklubber.

Feltplanleggere må også kjenne til retningslinjer og straffer for kansellering av feltleie, inkludert refusjonspolicyer. En av de interne utfordringene for klubbene er å utvikle en forståelse blant trenere, foreldre og styremedlemmer om at mange parkavdelinger ikke vil gi refusjon for feltleie etter en viss dato, noen ganger så mye som 10-14 dager før tillatt feltbruk. Dommerorganisasjoner kan ha lignende vilkår.

Banebytte i siste liten kan medføre mange kostnader for en klubb, inkludert leieavgifter for ubrukte felt, nye leieavgifter for alternative felter, avbestillingsgebyrer for dommere, nye dommergebyrer og ligabøter. Disse kan lett løpe inn i hundrevis av dollar for en enkelt treningsøkt, scrimmage eller kamp.

Til slutt er det viktig for feltplanleggere å forstå og kommunisere hvem som tar avgjørelsen om å kansellere feltbruk for dårlig vær eller andre uforutsette omstendigheter. Ofte er det en formell prosess innen parkavdelingen. Individuelle klubber kan også ha sine egne prosesser for å gjøre slike avgjørelser. Et nært beslektet problem er hvordan endringer i siste liten blir kommunisert til trenere, spillere, foreldre og andre. Feltplanleggere bør også forstå hva parkavdelingens retningslinjer for kansellering og omlegging er for uventet vær og andre hendelser.

5. VÆR FORBEREDT

Når spillere er på banen for teamtrening eller kamper, kan det hende at noen må kontakte feltplanleggeren eller parkavdelingens ansatte for å løse uforutsette omstendigheter, som mangel på feltbelysning, låste toaletter eller sikkerhetsproblemer. Det er viktig for feltplanleggere å gi lag og trenere kontaktinformasjon etter arbeidstid for både klubben og ansatte i parkavdelingen.

I tillegg bør trenere, lagledere og klubbansatte alltid ha med seg kopier av klubbens feltbrukstillatelser og individuelle lagbruksplaner når de er på banen. Ofte kan disse dokumentene bidra til å enkelt løse feltbruksforvirring mellom klubbens lag og andre feltbrukere.