En bra gjennomført turnering representerer alt som er bra med ungdomsidrett. For spillerne er det gleden ved konkurranse og varige minner tilbrakt med vennene deres. For organisasjoner kan det å være vertskap for en turnering være stor eksponering og til og med en sjanse til å tjene penger.
Selv om det er mange fordeler, tar det også mye planlegging og tid å kjøre en turnering. Følg disse tipsene for å sikre at din neste turnering maksimerer moro og minimerer problemer.
Tips #1: Ha en plan
Det første trinnet for å organisere en ungdomsidrettsturnering er å opprette en planleggingskomité og navngi en direktør. Klubber må etablere ansvarlighet og lederskap for å sikre at alle detaljer er dekket og delegere oppgaver. Direktøren kan holde enkeltpersoner i gang og sette møteagendaer. De vil også bli den rette personen for spørsmål og kommunikasjon.
Tips 2: Sett et budsjett
En stor del av å arrangere en ungdomsidrettsturnering er å sette et budsjett for hvor mye klubben kan investere i turneringen. Organisasjoner vil få tilbake midler ettersom lagene betaler registreringsavgifter, men de må fortsatt bestemme hvor mye penger de skal bruke. Å sette et budsjett vil også avgjøre hvor mye klubben må tjene under arrangementet for å tjene penger.
Tips #3: Angi en dato og plassering
Etter at komiteen og budsjettet er på plass, er neste trinn i turneringsplanleggingen å bestemme dato og sted for turneringen. Organisasjoner bør sørge for at arrangementet ikke konkurrerer med arrangementer i området eller andre viktige turneringer.
Tips #4: Planlegg tjenestemenn
Med dato og sted satt, bør klubbene planlegge funksjonærer så snart som mulig for å sikre at det er nok funksjonærer til å gjennomføre turneringen på riktig måte. Å vite antall tilgjengelige funksjonærer kan også påvirke turneringens størrelse og format.
Tips #5: Det tar en landsby
Ungdomsturneringer trenger frivillige for å fungere. Disse kan være ansatte, foreldre, spillere eller andre i samfunnet. Turneringskomiteen bør ha en detaljert liste over jobber med forventninger og nivåer av engasjement som trengs, slik at frivillige vet nøyaktig hvor de må være og når.
Tips 6: Annonser det du tilbyr
For å lykkes trenger turneringer lag og deltakere. Klubber bør begynne å annonsere for arrangementet så snart dato og sted er fastsatt. De kan sende ut meldinger til andre lag, legge ut flyers rundt i området og på sosiale medier, og bruke jungeltelegrafen-reklame på andre turneringer laget deltar på for å promotere arrangementet.
Tips #7: Utforsk inntektsmuligheter
For å hjelpe til med å dekke kostnadene ved å drive en turnering, trenger klubbene inntektsstrømmer. Tenk på:
-
Sponsing fra lokale bedrifter. De kan inkludere skilting rundt lokalet, bord satt opp for å markedsføre og selge produktene deres, eller logoer på tidsplaner og programmer. Organisasjoner kan også tilby digital sponsing, legge til bedriftslogoer og informasjon på nettsider og sosiale medier.
-
Konsesjonen står. Samarbeid med spillestedet for å finne ut om de kan selge konsesjoner og om det er noen lover du må følge. Bestem deretter hva du skal selge og hvor du skal kjøpe mat, snacks og drikke. Ikke glem å bemanne konsesjonsstanden som en del av den samlede frivillighetslisten.
Selg varer. Bestem hvilke varer du vil selge og sørg for å legge inn en bestilling i god tid før arrangementet. Vurder å tilby en sponsingsmulighet for en logo på varene som en del av tilgjengelige sponsoralternativer.
Tips #8: Vær proaktiv i kommunikasjonen
Send kommunikasjon i god tid før arrangementet til relédetaljer og logistikk for turneringen.
-
Spillere og deres familier må vite adressen til spillestedet, detaljer om hvor de skal parkere, plassering for registrering, tidspunkt for arrangementet, tilgjengelige fasiliteter ved fasilitetene og hotellinformasjon om nødvendig.
-
Trenere og spillere bør være utstyrt med turneringsformat, regler og retningslinjer slik at de kan forberede seg til arrangementet. Spilletider bør også sendes til lagene så fort som mulig etter at parentes er satt slik at de kan planlegge reise for å komme frem i tide.
-
Frivillige må kjenne til roller og tidsplaner slik at de kan være på rett sted og ikke kaste bort verdifull tid på å prøve å lære på jobben.
Følg disse tipsene og du vil sette deg opp for en turnering som vil gjøre arrangementet ditt til et must-do-arrangement for klubber år etter år.